kliknij na zdjęcie, aby powiększyć.
kliknij na zdjęcie, aby powiększyć.
Do tego dochodzi tendencja do ciągłego kształcenia się i brania udziału w konferencjach i sympozjach biznesowych. Konieczna jest organizacja podróży służbowej dla pracowników, którzy zajmą się realizowaniem celów przedsiębiorstwa w docelowym miejscu. Z pozoru mogłoby się wydawać, że zaplanowanie podróży nie jest rzeczą trudną i wygląda podobnie do organizacji wyprawy za miasto. W rzeczywistości jest to sprawa bardziej złożona, w czasie której wiele rzeczy może pójść nie tak. Planowanie wyjazdu powinno odbyć się odpowiednio wcześniej, aby móc zająć się usuwaniem możliwych niedogodności. Od tego w jaki sposób podróż służbowa została zaplanowana mogą zależeć wyniki negocjacji kontraktu czy podjęcia współpracy. Nie można pozwolić sobie na błąd.
Przygotowanie do podróży służbowej
Ważne, aby pracownicy mogli przystąpić do rozmowy z kontrahentem, gdy będą w pełni sił. Nie można rezerwować transportu w taki sposób, aby zaraz po dojechaniu do miejscowości docelowej pędzić na spotkanie. Jeżeli sama podróż trwa kilka godzin to delegaci powinni mieć czas na odświeżenie się i odpoczynek – spotkanie musi odbyć się przynajmniej kilka godzin później lub nawet dnia następnego. Będąc wypoczęty, wyspanym i dobrze przygotowanym można znacznie lepiej przeprowadzić rozmowy i osiągnąć ten efekt, który był planowany. Prawidłowo zaplanowana podróż biznesowa powinna przebiegać gładko i bez nieprzewidzianych zdarzeń. Pracownik nie powinien niczym się stresować lub załatwiać na własną rękę. Dobrym pomysłem jest skorzystanie z pomocy doświadczonych firm, które zawodowo zajmują się organizacja i planowaniem wyjazdów służbowych (podróże służbowe organizuje np. Bissole Business Travel z Wrocławia). Mają znacznie większą wiedzę i są w stanie ustawić wszystko w taki sposób, aby na miejscu nie było żadnych niespodzianek. Oczywiście nie wszystkie rzeczy da się przewidzieć i nigdy nie będziemy na 100% pewni czy coś pójdzie nie tak. Z powodów czysto losowych przelot samolotem może zostać odwołany, umówieni klienci mogą nie dotrzeć na miejsce. Itd.
Transport, nocleg, wyżywienie
W praktyce będzie zależało nam na tym, aby koszty podróży służbowej były jak najniższe, ale przy jednoczesnym zapewnieniu wygody dla delegacji. Zasada jest prosta – korzystamy z najszybszego środka transportu, który jest opłacalny. Jeżeli do miejsca docelowego da się dolecieć samolotem to ten wariant warto zabukować. Gdy takiej możliwości nie ma – wybieramy podróż Pendolino. Jeżeli rozmowa, na którą zmierzając pracownicy jest trudna i wymaga przygotowania to absolutnym minimum jest rezerwacja miejsca w klasie biznesowej. Jest tam na tyle dużo miejsca, że spokojnie można wyciągnąć komputer i zapoznać się z posiadanymi materiałami. Niemniej ważna kwestią jest kwestia noclegów – jeżeli podróż służbowa będzie trwała przez kilka dni to konieczne będzie zapewnienie pracownikom wygodnych noclegów. Ważna jest ich lokalizacja, powinny znajdować się blisko miejsca, gdzie będzie dochodziło do spotkać. Jedzenie na wyjeździe powinno być opłacone ze środków pracodawcy.
