Elektroniczny urząd będzie dostępny dla petentów przez 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. Od pierwszych dni stycznia każde z pism przychodzących tradycyjną pocztą lub faxem zostanie zdigitalizowane (zeskanowane) i w formie elektronicznej będzie przechodziło dalszą drogę proceduralną. Zaletą systemu jest jego przejrzystość. Przełożeni w każdej chwili mogą sprawdzić, na jakim etapie znajduje się dana sprawa. Jednocześnie otrzymają informację zawierającą szczegółowy opis czynności, jakie zostały wykonane. Wykaz ten pokazuje jednocześnie, który z urzędników wykonał dane działanie, jego skutki (np. czy dokument trafił do innego wydziału) oraz dokładny czas pracy poszczególnych osób nad konkretną sprawą. Pozwoli to rzetelnie rozliczać pracowników z wydanych przez nich decyzji i postanowień.
Fot. Mariusz Różnowicz
Wdrażany system umożliwia bezpieczną archiwizację całej bazy danych. Da to szansę bezbłędnego odtworzenia sposobu załatwienia sprawy, nawet kilka lat po jej rozstrzygnięciu. Dodatkowa oszczędność czasu może wpłynąć na szybką obsługę interesantów. Inne korzyści to przede wszystkim oszczędność papieru, którego ilość z pewnością będzie mniejsza.
Wdrożenie od połowy przyszłego roku Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów jest wymogiem ustawowym zawartym w ustawach dotyczących informacji publicznej i podpisu elektronicznego. Ustawy te mają na celu pomoc w powstaniu społeczeństwa informacyjnego. Całodobowy, internetowy dostęp do urzędu z możliwością załatwienia każdej sprawy ma zbliżyć nas cywilizacyjnie do państw wysoko rozwiniętych.
- Środki pozyskane z Unii Europejskiej, a także własny wkład finansowy, spożytkowany na ESOD pozwoli nam w lepszy sposób obsługiwać mieszkańców naszej gminy. – ocenia wójt Jerzy Fitek - W ten sposób staramy się wyjść naprzeciw społecznemu zapotrzebowaniu na załatwianie spraw za pośrednictwem Internetu. Wprowadzenie w naszym urzędzie technologii elektronicznego podpisu daje taką możliwość.
Cały koszt nowego oprogramowania i sprzętu to 675 000 złotych. Trzy czwarte tej sumy pochodziło z projektu: Budowa Zintegrowanego Systemu Informatycznego dla Zrównoważonego Rozwoju Dolnego Śląska. Ten z kolei jest częścią Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego (ZPORR).
