Wśród zaproszonych gości znaleźli się Andrzej Wąsik, starosta powiatu wrocławskiego, Paweł Wardęga, sekretarz powiatu, Stefan Dębski, wójt gminy Czernica oraz Marian Zaraś, sekretarz gminy. Gminy Czernica, Długołęka, Kobierzyce, Sobótka, Mietków, Żórawina i Święta Katarzyna były reprezentowane przez delegacje sołtysów. Zebraniu przewodniczył zarząd stowarzyszenia w składzie: Edward Skiba, prezes, Jarosław Jagielski i Zygmunt Smoła, wiceprezesi, Władysław Baszczij, skarbnik oraz Maria Sulikowska, sekretarz.
W imieniu gospodarzy, gości powitał Jarosław Jagielski, sołtys Ratowic. Następnie głos zabrał prezes Edward Skiba, który dokonał prezentacji stowarzyszenia, jego celów i założeń. Do głównych założeń należy dbanie o interesy sołtysów, ich miejscowości, szeroki udział w rozwoju własnych miejscowości, gmin czy powiatu, szeroki dostęp do informacji, współpraca z radnymi zarówno gminnymi, jak i powiatowymi. Prezes podczas spotkania wspomniał też o Funduszu Sołeckim i podziękował przedstawicielom starostwa za pomoc prawną w rejestracji stowarzyszenia.
Andrzej Wąsik podjął zasygnalizowany temat Funduszu Sołeckiego. Stwierdził, iż jest on zasadny wówczas, kiedy jest pewność, że będzie należycie wykorzystany. Starosta powiatu wrocławskiego wspomniał o bardzo ważnej roli sołtysów w integracji mieszkańców, olbrzymich możliwościach Internetu oraz o planach starostwa związanych z wykorzystaniem tego środka do przekazu informacji. Zaproponował zorganizowanie jesienią w Krzyżowicach turnieju sołtysów wszystkich gmin powiatu wrocławskiego.
Po wystąpieniu starosty głos zabrał wójt gminy Czernica. Stefan Dębski mówił o korzyściach płynących ze ścisłej i harmonijnej współpracy sołtysów i radnych. Stwierdził, iż jest absolutnym zwolennikiem „Fundacji demokracji lokalnej”. Propagował hasło: Internet dla każdego sołectwa pod egidą starosty. Mówił również o plusach, jakie płyną z wymiany doświadczeń między sołtysami.
Część oficjalną zakończyły wnioski i pytania. Głos zabierali sołtysi poszczególnych gmin, dzieląc się swoimi spostrzeżeniami i doświadczeniami. - Spotkanie upłynęło w miłej, konstruktywnej atmosferze – mówi Edward Skiba.